Proses audit menjadi salah satu sumber ketakutan bagi para pemilik bisnis, tak terkecuali bisnis apotek. Jika anda sudah mempersiapkan dokumen audit sejak jauh-jauh hari sebenarnya tidak ada kekhawatiran yang besar, namun jika anda belum menyiapkannya maka berikut ini adalah beberapa tahapan yang dapat anda ikuti :

Namun sebelum kepada tahapan audit, anda harus mengetahui tujuan dan pihak yang melakukan audit kepada apotek anda :

Mengapa Bisnis Apotek Anda Terkena Audit ? 

Ada sejumlah alasan mengapa apotek independen Anda dapat menjadi target audit. Alasan dan tujuan audit akan berbeda beda bergantung pada pihak yang melakukan audit terhadap apotek anda. Beberapa auditor yang mungkin mengevaluasi apotek anda adalah :

• Pemerintahan : lembaga pemerintahan seperti dinas kesehatan dan BPOM mempunyai kewajiban untuk memastikan operasional apotek anda tidak menyalahi hukum yang berlaku. Audit ini dapat bersifat rutin ataupun inspeksi mendadak.
• Audit Manager Farmasi: Audit dari manajer dapat dipicu oleh ketidakmampuan untuk menghasilkan dokumen yang diminta atau kegagalan untuk mematuhi persyaratan perjanjian apotek. Cara terbaik untuk melindungi dari audit PBM adalah dengan menghindari penandatanganan kontrak yang mencakup audit ilegal.

Bagaimana Cara Menghindari Audit pada Bisnis Apotek ? 

Perencanaan ke depan dapat memastikan Anda menghindari masalah apa pun yang dapat mengakibatkan audit farmasi. Berikut tips terbaik untuk menghindarkan audit pada bisnis apotek:

• Baca dokumen kontrak, persyaratan kepatuhan dan peraturan dengan teliti.

Pertahanan terbaik Anda terhadap pemeriksaan apotek adalah pemahaman lengkap tentang beberapa peraturan dan kontrak yang harus dipatuhi oleh apotek Anda. Termasuk ke dalamnya adalah perjanjian dengan pemerintahan atau pihak manajer apotek.

• Penyimpanan catatan – Daftar periksa pemeriksaan apotek tidak akan banyak membantu jika Anda tidak memiliki catatan yang diminta. Pencatatan yang baik, terorganisir dan sistem manajemen inventaris adalah langkah paling penting untuk menghindari pelanggaran yang tidak disengaja.

Langkah-Langkah Lulus Audit 

Jika proses audit ini tidak dapat dihindarkan lagi oleh bisnis apotek mu maka pastikan kamu telah melakukan persiapan seperti berikut ini :

1. Persiapan Audit Apotek

• Catat semua komunikasi dengan entitas audit.
• Atur semua catatan dan pastikan Anda tidak kehilangan dokumen penting apa pun.
• Persiapkan staf Anda sehingga mereka memahami apa yang diharapkan.
• Pastikan apotek Anda bersih, lemari es obat Anda dan peralatan lainnya dalam operasi dan obat kadaluarsa, ditarik kembali atau rusak / diubah disimpan atau dihancurkan dengan benar.

2. Saat Selama Proses Audit Apotek

• Ajukan pertanyaan tentang ruang lingkup, sasaran audit, dan bentuk keluaran hasil audit.
• Lindungi catatan Anda. Jangan tinggalkan auditor sendirian dengan catatan Anda dan berikan salinan dokumen yang diminta. Simpan yang asli dan dokumentasikan semua catatan yang Anda berikan.
• Lakukan exit meeting untuk menentukan masalah apa pun yang diidentifikasi dalam audit dan mintalah daftar ketidaksesuaian secara tertulis.

3. Lakukan Follow up Setelah Proses Audit

• Ketahuilah potensi masalah yang muncul selama audit. Konsultasikan dengan pengacara jika Anda memerlukan klarifikasi tentang isu yang dapat menjadi sumber masalah
• Kirimkan sanggahan sebelum tenggat waktu dengan salinan dokumentasi pendukung yang diperlukan.
• Setelah Anda menerima laporan tertulis yang merinci temuan audit lengkap, tinjau dengan cermat untuk memastikannya sesuai dengan catatan yang Anda buat selama audit.
• Jika ada bantahan atau banding yang diperlukan, bekerjasamalah dengan pengacara atau konsultan untuk memberikan tanggapan Anda.

Selain mengikuti langkah-langkah diatas anda juga dapat mulai menerapkan perbaikan operasional apotek dalam rangka mempersiapkan jika terjadi audit. Sistem inventori umumnya menjadi ruang lingkup utama bagi para auditor. Beberapa tips ini akan membantu anda meminimalkan temuan auditor pada apotek anda :

1. Lakukan Audit Inventaris Apotek Berkala

Manajemen inventaris adalah proses yang berkelanjutan. Luangkan waktu dan ruang untuk melakukan audit inventaris Anda. Anda akan membutuhkannya untuk langkah ini. Lakukan penghitungan awal saat toko buka sampai toko tutup. Pastikan untuk menandai produk apa pun yang belum ada dalam sistem inventaris Anda dan sisihkan.

Audit inventaris dapat anda lakukan dengan dua metode yaitu :

• Peninjauan berkelanjutan – dengan sistem ini, Anda memantau tingkat inventaris secara berkelanjutan dan memesan ulang saat stok mencapai level tertentu.
• Review berkala – dengan sistem ini, Anda memesan produk dengan jadwal yang sudah ditentukan, misalnya per bulan atau kuartal.

Pertimbangkan bagaimana Anda dan staf Anda bekerja paling baik dalam hal pemantauan inventaris. Tanyakan pada diri Anda, apakah Anda ingin menyisihkan waktu setiap periode untuk melakukan tinjauan penuh, atau Anda ingin mengawasi inventaris setiap hari?

2. Maksimalkan Otomatisasi

Mengotomatiskan manajemen inventaris Anda dapat menjadi penyelamat bagi banyak pemilik apotek mandiri. Beralih dari proses kertas tidak hanya membebaskan waktu Anda, tetapi juga dapat memberi Anda wawasan nyata tentang bagaimana inventaris Anda bergerak. Laporan dari sistem manajemen inventaris otomatis dapat membantu Anda menghemat uang dan meningkatkan proses kerja dan memastikan semua kegiatan dan transaksi terdokumentasi dengan rapi.

3. Maksimalkan Kontrol Kualitas

Menerapkan kontrol kualitas dalam proses audit inventaris Anda adalah langkah yang penting. Proses kendali mutu Anda bisa semudah membuat daftar periksa untuk digunakan karyawan Anda selama pemeriksaan inventaris mereka. Pastikan mereka memeriksa:

• Obat yang kadaluarsa atau hampir kadaluarsa
• Tanda-tanda kerusakan kemasan
• Semua produk sesuai dengan pesanan pembelian

Proses audit ini adalah proses yang penting untuk perjalanan bisnis apotek anda. Anda dapat melakukan tindakan persiapan untuk audit yang dilakukan secara teratur, namun untuk audit tiba-tiba anda hanya dapat mempersiapkannya melalui kegiatan sehari-hari di apotek anda. Sekian tips dari kami untuk membantu apotek anda lolos dari tahap audit.

Anda juga dapat meningkatkan kesuksesan bisnis apotek dengan menggunakan aplikasi SwipeRx. SwipeRx merupakan aplikasi pengadaan apotek yang terpercaya dan bekerja sama dengan sejumlah PBF legal. Melalui aplikasi ini, anda dapat membandingkan harga satu jenis obat di setiap PBF. Kemudian juga terdapat beberapa program loyalitas yang menguntungkan anda seperti potongan harga dan hadiah menarik seperti emas batangan untuk anda yang berhasil mengumpulkan poin loyalitas.

Baca Juga : Tips meningkatkan margin obat resep

Selain itu, pengadaan bersama SwipeRx juga cepat, obat dapat dikirimkan pada hari yang sama saat anda melakukan pemesanan bagi apotek. Jika anda ingin mengetahui informasi lainnya tentang bisnis apotek anda dapat membaca artikel-artikel kami sebelumnya dan bergabunglah dengan kami SwipeRx aplikasi digital pengadaan obat yang menawarkan jaminan 100% produk original dari PBF terpercaya, layanan pengiriman cepat, dan harga yang kompetitif. Daftarkan apotek di sini sekarang!