Kegiatan penerimaan inventaris di apotek membutuhkan sistem yang tertata dengan baik dan lingkungan yang terorganisir. Menerima inventaris secara efektif adalah langkah pertama menuju pengelolaan gudang yang sukses. Jika Anda mengacaukannya, semua proses pengelolaan sediaan farmasi selanjutnya
Ini berlaku untuk unit bisnis apapun, mulai dari manajemen inventaris makanan hingga manajemen inventaris ritel bahkan grosir online sekalipun, penerimaan menentukan jumlah sisa stok anda. Dengan mengoptimalkan proses penerimaan inventaris, Anda akan lebih mudah memenuhi parameter target inventaris, mengurangi biaya inventaris, dan merampingkan inventaris Anda.
Berikut ini adalah 6 cara untuk membuat penerimaan inventaris menjadi efisien, cepat, dan andal:
1. Optimasi Ruang Penyimpanan
Kesalahan dalam inventaris yang sering ditemukan adalah kesalahan dalam melakukan perhitungan saat pertama kali sediaan farmasi diterima oleh staf farmasi di apotek anda Salah satu cara terbaik untuk mengurangi kesalahan penerimaan inventaris adalah dengan mempersiapkan area gudang penyimpanan obat Anda secara tepat untuk menerima inventaris.
Ini terdengar jelas, tetapi banyak perusahaan masih memaksa karyawan mereka untuk bekerja di ruang sempit, tanpa alat yang tepat atau proses organisasi untuk penerimaan inventaris yang sukses.Gudang Anda harus dirancang untuk menyortir inventaris yang diterima dan mempersiapkannya untuk penyimpanan di lokasi gudang yang ditentukan
2. Pastikan Ruangan Gudang Rapi dan Bersih
Selain memiliki ruang yang cukup untuk menerima inventaris, ruang penyimpanan harus tertata dengan baik dan bersih untuk memudahkan akses barang yang diterima. Segera singkirkan barang-barang yang tidak dibutuhkan dalam gudang.
Pastikan kekacauan dihilangkan, dan semua inventaris yang diterima sebelumnya telah ditempatkan di penyimpanan. Hal ini sangat penting untuk mencegah terjadinya kesalahan duplikasi dalam penghitungan. Kesalahan perhitungan ini dapat berdampak signifikan terhadap pengelolaan stok obat di apotek anda. Misalkan seharusnya stok yang masuk berjumlah 100 namun karena masih terdapat barang pada pemesanan sebelumnya yang belum dimasukkan dalam ruangan penyimpanan maka jumlah yang terhitung adalah 150 buah. Dan kemudian pada pemesanan bulan berikutnya anda tidak melakukan pemesanan obat yang sama karena berpikir bahwa stok obat masih tersisa banyak padahal yang terjadi adalah sebaliknya.
3. Dapatkan Sistem Perhitungan Real Time
Melacak inventaris Anda secara real-time akan membantu Anda menemukan kesalahan sebelum menyebabkan kesalahan lebih lanjut pada pengelolaan rantai pasokan Anda, seperti salah hitung, inventaris yang hilang, atau inventaris yang salah disimpan atau dikirim.
Meningkatkan sistem manajemen inventaris Excel Anda menjadi sesuatu yang lebih mutakhir dan menggabungkannya dengan pemindai kode batang dan pemindai RFID akan memungkinkan manajer dan pekerja melacak inventaris secara akurat, memeriksa kesalahan, dan memperbaikinya dengan cepat.
4. Miliki Kontrol Kualitas (Quality Control)
Seorang dengan tugas mengontrol kualitas sangat penting untuk mencegah kesalahan yang diperbuat oleh staf farmasi ataupun kesalahan pada sistem teknologi yang anda miliki. Tugas mereka adalah untuk menjamin akurasi penerimaan dan pemusnahan.Mereka dapat mengawasi kesalahan, menunjukkan prosedur yang bermasalah, dan mengurangi kejadian kerusakan inventaris.
5. Bongkar dengan Cepat dan Aman
Tujuan Anda harus selalu untuk menurunkan inventaris yang diterima dengan aman sambil melakukannya dengan cepat. Pastikan proses penerimaan barang juga berlangsung aman. Bila perlu anda juga menyiapkan alat yang dapat membantu petugas staf farmasi anda dalam menerima dan menyimpan barang.
Berhati-hatilah saat menangani beban berat dengan tangan, jika Anda tidak ingin mengambil resiko cedera karyawan atau barang rusak. Anda juga harus mempertimbangkan untuk menggunakan ban berjalan agar proses menyimpan barang yang diterima menjadi lebih efisien.
6. Lakukan Verifikasi
Untuk menghindari kesalahan biaya pengiriman barang yang salah atau tidak cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, Anda harus selalu memeriksa bahwa persediaan yang diterima persis seperti yang Anda pesan. Informasi berikut ini sangat penting untuk anda verifikasi sebelum barang benar-benar diterima:
- Jumlah Diterima
- Deskripsi Barang
- Kode Produk
- Kondisi barang
- Berat barang
- Suhu (untuk barang yang mudah rusak)
- Nomor pelacakan batch
- Kode serial
Baca Juga “Tips Agar Bisnis Apotek Lulus Audit”
Memastikan semuanya tepat saat Anda menerima inventaris akan menyelamatkan Anda dari kesalahan beruntun selanjutnya. Jika anda tidak dapat memastikan kehadiran anda dalam setiap datangnya barang. Maka pastikan bahsa staf farmasi anda telah anda berikan pelatihan sederhana dan mengetahui standar prosedur penerimaan barang yang anda terapkan.
Anda juga dapat meningkatkan kesuksesan bisnis apotek dengan menggunakan aplikasi SwipeRx. SwipeRx merupakan aplikasi pengadaan apotek yang terpercaya dan bekerja sama dengan sejumlah PBF legal. Melalui aplikasi ini, anda dapat membandingkan harga satu jenis obat di setiap PBF. Kemudian juga terdapat beberapa program loyalitas yang menguntungkan anda seperti potongan harga dan hadiah menarik seperti emas batangan untuk anda yang berhasil mengumpulkan poin loyalitas.
